Pour réussir son séminaire, sa conférence ou son team building, il est essentiel de choisir une salle de réunion adaptée et bien équipée ! Nous vous donnons quelques conseils afin de réserver un lieu qui correspond à la fois au nombre de participants, aux besoins de votre entreprise, à votre budget et à la nature de votre événement.
Renseignez-vous sur l’accessibilité du site proposé par les prestataires. Les participants doivent pouvoir s’y rendre facilement. Dans le cas où vous décideriez d’organiser votre réunion en périphérie, regardez si le lieu est desservi par les transports en commun (bus, métro, tram, train, RER…) ou si des places de parking sont disponibles à proximité en nombre suffisant.
Si la rencontre professionnelle ne dure que quelques heures, évitez de choisir un endroit trop éloigné de vos locaux. Il serait dommage que vos salariés passent plus de temps dans les transports que sur place !
Si cette réunion se déroule dans le cadre d’un team building ou d’un séminaire incentive dans le but de motiver vos collaborateurs, optez pour un espace bucolique, loin du centre-ville ! Vous pourrez réserver un lieu situé dans les montagnes, à la campagne ou en bord de mer par exemple !
Il est important de prendre en compte les frais de déplacement, de nourriture et d’hébergement ! Les tarifs ont tendance à vite monter, surtout lorsque l’on souhaite préparer une réunion loin de ses locaux. Si vous avez les moyens de faire les choses en grand, ne vous privez pas ! En revanche, si votre budget est serré, il sera peut-être nécessaire d’organiser cette journée en conséquence. Nous conseillons aux petits budgets de privilégier les salles en centre-ville, proche de votre entreprise, et la location d’une demi-journée.
Votre objectif est de récompenser ou de booster les employés ? Une salle de réunion avec une belle vue, dans la nature ou sur une péniche, conviendra parfaitement ! Cela offrira un cadre de travail dépaysant à vos collaborateurs !
Si vous avez prévu un séminaire de formation, un séminaire commercial ou une conférence, instaurez une ambiance studieuse dans un lieu équipé et modulable comportant du mobilier adapté. Pensez aussi à personnaliser la disposition des tables de la salle réunion de façon à ce que tout le monde puisse se concentrer sur le discours des intervenants et prendre la parole (disposition en salle de classe, en U, en pavé, etc.).
N’oubliez pas de vérifier la présence ou non de certains équipements dans la salle de réunion : vidéoprojecteur, écran, tableau, micros, enceintes… Cela pourrait vous être utile ! Par ailleurs, n’hésitez pas à vous renseigner sur la qualité de la connexion Internet.
Enfin, la salle doit avant tout être agréable et conviviale, car vous y passerez plusieurs heures ! Sélectionnez un endroit confortable, spacieux et lumineux, qui stimulera la créativité des salariés.