Si vous avez décidé de louer une salle de réunion pour votre prochain séminaire, il faudra tâcher de préparer l’espace de façon optimale afin d’offrir un cadre de travail agréable à vos collaborateurs, de capter leur attention et de booster leur créativité ! De la disposition des tables à la sélection du matériel, faites en sorte que ce lieu soit le plus accueillant possible !
Le choix de la disposition des tables
Selon le nombre de participants, l’objectif et les enjeux de la rencontre, la disposition des tables d’une salle de réunion ne sera pas la même !
Plusieurs aménagements sont envisageables :
- La salle en U
- La salle en cadre
- La salle en classe
- La salle en théâtre
- La salle en pavé
- La salle cocktail
Si vous avez prévu de réaliser un team building, il sera peut-être judicieux de libérer au maximum la surface de votre salle de réunion. Pensez à aménager l’espace en fonction de l’animation !
Les équipements indispensables
Un événement professionnel réussi ne se résume pas au choix d’une salle de réunion. En effet, avant le jour J, il faudra vous assurer que vous possédez tous les équipements nécessaires à son bon déroulement tels que :
- Un vidéoprojecteur
- Un écran de projection
- Une multiprise
- Un tableau
- Des feutres
- Du papier
- Des stylos
- Des micros
- Des enceintes
Tous ces éléments ne sont évidemment pas indispensables : tout dépend du contenu de la réunion.
La vérification du matériel
Quoi de pire qu’un micro qui ne marche pas ou qu’un ordinateur qui s’éteint en plein séminaire ? Avant de convier vos collaborateurs dans la salle, prenez dix minutes pour faire un état des lieux et contrôler le matériel. Cela vous évitera de perdre du temps pendant la réunion, de casser le rythme et de déconcentrer les salariés. Les feutres sont-ils trop usés ? Le vidéoprojecteur est-il branché ? L’ordinateur chargé ? Tout le monde aura-t-il de quoi prendre des notes ? La connexion internet fonctionne-t-elle ?
Les détails qui ont leur importance
Pressés par le temps et le stress des préparatifs, nous oublions parfois de nous attarder sur des détails qui permettraient pourtant d’améliorer considérablement cette journée. Avant le séminaire ou la conférence, vérifiez les angles morts : il serait dommage que certains de vos collaborateurs ne puissent pas visualiser ce que vous affichez à l’écran ! N’hésitez pas à remplacer le matériel défectueux tels que les tables et les chaises bancales afin d’optimiser le confort de vos salariés. Enfin, nous ne pouvons que vous conseiller de distribuer une bouteille d’eau à chaque participant ! Ainsi, vous renverrez l’image d’une entreprise professionnelle, soucieuse du bien-être de ses travailleurs.