Louer une salle de réunion permet de regrouper ses salariés, ses clients ou ses partenaires dans un lieu accueillant. Pour que cette journée soit à la hauteur de vos objectifs, il faudra veiller à aménager la salle en fonction de vos besoins !
Optimiser l’écoute et la concentration avec du mobilier adapté
La surface d’une salle de réunion dépend du nombre de participants. En plus de cela, il faudra tâcher de préserver un espace suffisant entre chaque collaborateur :
- 60 cm par personne assise en position d’écoute
- 70 cm par personne en situation de travail (ordinateur ou prise de note)
Sachez qu’il existe des chaises avec une tablette graphique intégrée ainsi que des tables écritoires ! Si vous souhaitez conserver un espace de travail épuré afin d’optimiser la concentration du groupe, n’hésitez pas à vous procurer des meubles de rangement.
Dans le cas d’une grande présentation ou d’une formation, il peut être intéressant de séparer physiquement les participants des intervenants. Ces derniers pourront se positionner sur une table face à l’auditoire ou sur une estrade par exemple.
Les différentes dispositions de tables
Au moment de préparer la salle de réunion, l’une des premières choses à laquelle vous devez penser est le placement des tables :
- La salle en théâtre : les sièges se trouvent face à une scène ou à une estrade, comme dans une salle de spectacle. Cette configuration, permettant d’accueillir un grand nombre de personnes, convient particulièrement aux présentations.
- La salle en classe : les collaborateurs sont assis à une table individuelle tournée en direction d’un tableau. Cela facilite la prise de notes, mais réduit considérablement l’espace.
- La salle en U : les tables sont positionnées les unes à côté des autres de sorte à former un U. Cette disposition confortable est propice aux échanges. Pour installer les tables de cette manière, la salle devra être suffisamment spacieuse.
- Salle en cadre : il s’agit de la même disposition que la salle en U, sauf que les tables forment un cadre. Les collaborateurs bénéficient d’une bonne visibilité. Toutefois, le cadre n’est pas idéal en cas de présentation.
- La salle en pavé : les participants se réunissent autour d’une seule et unique table (ovale, ronde ou rectangle). C’est un aménagement convivial mettant tout le monde au même niveau est idéal pour les réunions en petit comité (réunions de direction ou de chefs d’équipe).
- La salle cocktail : les employeurs ont recours aux tables et aux chaises hautes lorsqu’ils organisent une réception. Les collaborateurs peuvent ainsi discuter entre eux de façon informelle tout en profitant d’un cocktail.