Préparer un séminaire d’entreprise demande du temps et une bonne dose d’organisation, mais le jeu en vaut la chandelle ! Avant de faire des réservations à l’aveuglette, prenez le temps de procéder étape par étape afin de faire les choix les plus judicieux en fonction de vos besoins.
Définir le thème et les objectifs
Chaque événement professionnel porte sur un thème bien précis qui sera développé tout au long de de la journée à travers les échanges et les activités. Par ailleurs, il existe de multiples raisons d’organiser un séminaire. Interrogez-vous sur vos motivations et vos attentes. Souhaitez-vous booster vos équipes ? Les récompenser ? Les former ?
Choisir une date
Évidemment, l’idéal est qu’un maximum de personnes puissent profiter du séminaire ! Afin de se mettre d’accord sur une date, rien de tel qu’un sondage Doodle. C’est rapide et efficace ! Les participants indiqueront leurs disponibilités et leurs indisponibilités, ce qui vous facilitera la tâche.
Faire un budget prévisionnel
Assurez-vous de ne pas dépenser plus que vous ne le pouvez. Il faudra tenir compte du nombre de collaborateurs attendus ainsi que du type de lieu, des animations et de la durée du séminaire envisagés. N’oubliez pas d’y ajouter les éventuels frais de transport, d’hôtel et de repas. Heureusement, il n’est pas nécessaire de partir à l’autre bout du monde pour proposer un séminaire de qualité à ses salariés !
Définir le lieu et la durée de l’événement
Comparez attentivement les offres des différents prestataires avant de choisir le lieu du séminaire et les activités. N’hésitez pas à leur demander un devis personnalisé en leur indiquant le nombre de participants ! Vous devrez également penser à la durée de cette rencontre professionnelle : une journée, une demi-journée ou plusieurs jours, selon l’endroit et le contenu de l’événement.
Faire un rétroplanning de l’événement
Cela permet de ne pas se disperser et de suivre l’avancée de l’organisation du séminaire au jour le jour. Un rétroplanning contient les échéances, le nom et le contact des interlocuteurs, les acomptes à verser et les réservations à finaliser.
Faire un planning pour les participants
Rédigez un planning sur le déroulement du séminaire à l’attention de vos collaborateurs. Vous devez porter à leur connaissance la date de l’événement avec les horaires (conférence, animations…) et les temps de pause. Évitez de prévoir un planning trop serré, car il n’est pas rare que des imprévus viennent bouleverser cette journée !
Communiquer l’événement au sein de l’entreprise
Officialisez l’événement en le communiquant aux équipes grâce aux emails et aux panneaux d’affichage présents dans vos locaux ! Vous pourrez ainsi recueillir leurs réponses et vous adapter en cas de désistement. Profitez-en pour transmettre des informations sur les tenues à apporter (maillot de bain, chaussures de sport, jogging…) pour que personne ne soit pris au dépourvu le jour J.
Communiquer après le séminaire
À l’issue du séminaire, envoyez des emails de remerciement avec des photos souvenir ! C’est aussi l’occasion de récolter les impressions des collaborateurs en leur soumettant un formulaire de satisfaction. Ces retours vous aideront à vous améliorer durant les prochains séminaires.